ATURAN PENULISAN NOMOR SURAT DINAS TERBARU

Sampai ketika ini masih banyak penulisan nomor surat dinas di lingkungan dinas pendidikan yang masih belum sesuai dengan peraturan terbaru wacana penulisan nomor surat dinas yang dikeluarkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) melaui Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.

Pedoman  Tata Naskah  Dinas yang dikeluarkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) melalui Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 merupakan  contoh umum  bagi lembaga  negara,  pemerintahan  daerah,  perguruan tinggi tinggi  negeri,  dan/atau  BUMN/BUMD  dalam penyusunan tata naskah dinas (lihat pasal 2). (PERKA  ANRI  Nomor 2 Tahun 2014 dapat Anda unduh di link tersedia di bawah goresan pena ini)

Contoh umum yang masih salah ialah ketidaktahuan aba-aba pembagian terstruktur mengenai surat dan cara penulisannya. Untuk Kode Klasifikasi Surat di lingkungan dinas pendidikan dapat kita temukakan dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun  2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah

Berikut ini aturan terbaru penulisan nomor surat. Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas penulisan nomor surat terbagi dalam 3 katagori, yakni:

1. Nomor  Naskah  Dinas  Arahan     
a.  Peraturan,  Pedoman,  Petunjuk  Pelaksanaan/  Petunjuk  Teknis, Instruksi, Prosedur Tetap (Standar Operasional Prosedur), dan Surat Edaran  Susunan  nomor  naskah  dinas  yang  bersifat  pengaturan  dan penetapan  terdiri  dari  tulisan  Nomor,  nomor  naskah  (nomor  urut dalam satu tahun takwim), goresan pena Tahun dengan abjad kapital, dan tahun terbit.
Contoh
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR  … TAHUN …
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

b.  Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis Pedoman  dan petunjuk  pelaksanaan/  petunjuk teknis merupakan peraturan,  yang  penomorannya  sama  dengan  nomor peraturan. Susunan penomoran pedoman dan petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknis ialah  a) Nomor  urut  pedoman  dan  petunjuk  pelaksanaan/  petunjuk  teknis; dan b)  Tahun terbit.
Contoh
Contoh Format Penomoran Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis:
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR … TAHUN …
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN/ PETUNJUK TEKNIS …………………………….

2.  Nomor Surat Dinas  
Susunan nomor surat dinas meliputi: a)  kategori pembagian terstruktur mengenai keamanan surat dinas; b) nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim); c)  kode pembagian terstruktur mengenai arsip; d) bulan; dan  e)  tahun terbit.
Contoh


Contoh yang masih salah:
Nomor : 800/122.SMP1/VII/2014
Seharusnya Nomor : 122/800-SMP.1/VII/2014
Artinya :
122 merupakan nomor urut surat
800-smp.1 merupakan aba-aba pembagian terstruktur mengenai persoalan Kepegawaian di SMP 1 yang disebutkan pada kop surat
VII menyampaikan bulan ke-7 atau bulan Juli
2014 menyampaikan tahun atau tahun 2014

3.  Nomor Nota Dinas
Nota dinas  bersifat  internal,  dengan  susunan  penomoran  sebagai berikut: a)   nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);   b)   kode klasifikasi;  c)   bulan (ditulis dalam dua digit); dan  d)  tahun terbit.
Contoh :
Nota Dinas yang ditandatangani Deputi Bidang      Konservasi  Arsip
Nomor 190/ KN.01/XI/2013
190  : Nomor urut Nota Dinas dalam satu tahun  takwim/kalender
KN.01  : Kode Klasifikasi 
XI  : Bulan Ke-11 (November)
2013    : Tahun 2013
Adapun aba-aba pembagian terstruktur mengenai yang berlaku sesuai terdapat pada pasal 8 Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun  2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah, ialah sebagai berikut:
000
umum
100
pemerintahan
200
politik
300
keamanan dan ketertiban
400
kesejahteraan
500
perekonomian
600
pekerjaan umum dan ketenagakerjaan
700
pengawasan
800
kepegawaian
900
keuangan
Pengklasifikasian secara lebih spesipik diatur dalam lampiran Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 tahun  2012 (dapat Anda unduh di link tersedia di bawah goresan pena ini)

Kode pembagian terstruktur mengenai surat khusus untuk lingkungan pendidikan yang sering digunakan adalah:
800
kepegawaian
900
keuangan
420
PENDIDIKAN
421
Sekolah
421.1
Pra Sekolah
421.2
Sekolah Dasar
421.3
Sekolah Menengah
421.4
Sekolah Tinggi
421.5
Sekolah Kejuruan
421.6
Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
421.7
Kegiatan Pelajar
421.71
Reuni Darmawisata
421.72
Pelajar Teladan
421.73
Resimen Mahasiswa
421.8
Sekolah Pendidikan Luar Biasa
421.9
Pendidikan Luar Sekolah / Pemberantasan Buta Huruf
422
Administrasi Sekolah
422.1
Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian, Pendaftaran, Mapras, Perpeloncoan
422.2
Tahun Pelajaran
422.3
Hari Libur
422.4
Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP
422.5
Beasiswa
423
Metode Belajar
423.1
Kuliah
423.2
Ceramah, Simposium
423.3
Diskusi
423.4
Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
423.5
Kurikulum
423.6
Karya Tulis
423.7
Ujian
424
Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor
425
Sarana Pendidikan
425.1
Gedung
425.11
Gedung Sekolah
425.12
Kampus
425.13
Pusat Kegiatan Mahasiswa
425.2
Buku
425.3
Perlengkapan Sekolah

===================================================================


Sumber http://ainamulyana.blogspot.com/